令和4年度「加東市避難行動要支援者情報提供に関する調査」の郵便の誤送付(住所の誤記入)について

更新日:2022年09月28日

誤送付した郵便物への対応について

郵便の誤送付に伴う「届いている可能性のある104通」の対象者に対しては、自宅訪問・電話対応により、9月16日をもってすべての郵便物の回収等が完了しました。

また、氏名と住所に間違いがあった方には、9月22日に調査のお知らせを再送付しました。

令和4年度「加東市避難行動要支援者情報提供に関する調査」の郵便の誤送付(住所の誤記入)についてのお詫び

 住所を誤記入し調査票を発送する不適切な下記の事案を起こしたことで、市民に混乱、不快感を与えたことに対し、深くお詫び申し上げます。今後は、再発防止に努めるとともに、適切な事務処理に向けて誠心誠意努力いたします。

 

 1 概要

 令和4年9月1日に発送した『令和4年度「加東市避難行動要支援者情報提供に関する調査」のお知らせ』の発送事務において、別の人の住所を記載したお知らせ文書を発送し、9月8日現在、104通が届いている可能性があることが判明いたしました。

 なお、封筒には、調査のお知らせ、調査票、記入例、避難場所一覧、返信用封筒、チラシを封入しており、それらには、個人情報の記載はありません。          

発送状況等                      (令和4年9月8日現在)

発送総数 2,156通
氏名と住所に間違いがあった件数 789通
あて名不明で返却された件数 685通
届いている可能性のある件数 104通

      

2 誤送付データを作成した経緯

 9月1日発送予定の事務遅延に気づいた上司が、8月31日に担当職員に代わり発送データの作成を行いました。システム内で最新データを作成することが出来ないと誤認識していたため、エクセル表に出力した既存の令和3年度ファイル(令和2年度ファイルを令和3年度データで更新したファイル)と令和4年度データ(他課から提供を受けた登録要件に該当するすべてのデータ)とで令和4年度ファイルを作成しました。

 作業途上に、令和3年度ファイルには住所データが無いことが判明し、急遽、更新前データの住所部分のみを追加したため、氏名と住所が一致していないデータを作成しました。

 

 3 誤送付した郵便物の対応

    (1) 配達された郵便物は、速やかに回収するとともに謝罪します。

  (2) 調査票の再送付に際し、今回の経緯、お詫び文を同封します。

 

 4 再発防止策

    (1) マニュアルどおりの操作手順の順守と操作研修を実施し習熟度を上げます。

 (2) 更新データのサンプルチェックを行います。

 (3) 全体作業の正確性を高めるため、関連する周辺作業についても操作手順を見

    直し、以下の作業を追加します。

 ・ファイルのデータ更新を行う際は、処理する条件一覧を作成し、複数の

  職員で確認します。

 ・福祉票などの手作業で更新する際は、変更・登録するデータ一覧を作成   

  し、複数の職員で確認します。

 

この記事に関するお問い合わせ先

加東市 健康福祉部 福祉総務課 福祉総務係
〒673-1493
兵庫県加東市社50番地 庁舎1階
電話番号:0795-43-0408
ファックス:0795-42-6862
​​​​​​​メールフォームによるお問い合わせ