○加東市農業委員会文書管理規程
平成18年3月20日
農業委員会訓令第4号
(趣旨)
第1条 この訓令は、法令その他別に定めるもののほか、加東市農業委員会(以下「委員会」という。)における文書(電磁的記録を含む。)の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、能率的に処理しなければならない。
(職員)
第3条 事務局長(以下「局長」という。)は、常に所属職員をして文書の作成及び取扱いに習熟させ、文書事務が円滑に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
2 係長は、局長及び次長の命を受け、その係における文書事務の処理を推進し、完結するまでの経過を明らかにしておかなければならない。
(文書主任)
第4条 委員会に文書主任を置く。
2 文書主任は、局長の指定する事務局職員の吏員をもってこれに充てる。
3 局長は、必要と認めるときは、文書主任の補助者を置くことができる。
(文書主任の職務)
第5条 文書主任は、上司の命を受け次に掲げる事務を掌理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送手続に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の処理促進に関すること。
(4) 文書の編纂及び成冊についての審査及び指導に関すること。
(5) 文書の保存及び引継ぎに関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書の処理に関すること。
(収受)
第6条 到着した文書は、すべて文書主任において収発簿に記載し、収受印を押し、番号を記入した上、直ちに局長に回付するものとする。ただし、軽易なものについては、収発簿への登載を省略することができる。
(処理)
第7条 文書は、すべて順に回議しなければならない。
(起案)
第8条 起案を要するものについては、担当者は直ちに着手し、順を経て決裁を受けなければならない。
(決裁文書の処理)
第9条 決裁文書は、すべて次の各号のいずれかにより処理しなければならない。
(1) 発送を要するものは、使途又は郵送に区分して処理すること。
(2) 法規文書、公示文書及び令達文書は、浄書及び校合の上、掲示及び送達すること。
(3) 案件処理後は、主務係において保管すること。
(4) 処理未済の文書は、主務係において一定の書箱に収納し、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。
(文書の編纂)
第10条 決裁文書で所定の手続を終わったもの(以下「完結文書」という。)は、各係ごとに区分し、文書主任の審査及び指導の下に編纂成冊するものとする。
2 完結文書は、会計年度ごとに編纂する。ただし、歴年ごとに区分することが適当なものについては、この限りでない。
3 編纂紙数が少量のときは、数年分を1冊とすることができる。
4 成冊する場合は、表紙及び背表紙を付け、文書の種別等を明らかにしなければならない。
(文書の保存区分)
第11条 完結文書は、次の4種に区分して保存しなければならない。
(1) 第1種 永久保存の必要があるもの
(2) 第2種 10年保存の必要があるもの
(3) 第3種 5年保存の必要があるもの
(4) 第4種 1年、2年又は3年保存の必要があるもの
2 保存年限は、局長が定める。
3 局長は、特に必要があると認めた場合には、保存年限を変更することができる。
(保管の方法)
第12条 編纂を終えた文書及び簿冊は、文書保存台帳に登載し、年次をおって所定の箇所に収納しておくものとする。
2 電磁的記録は、文書主任において保管するものとする。
(廃棄)
第13条 保存期間の満了した文書は、文書主任において局長の決裁を経て、廃棄の手続をするものとする。
2 電磁的記録化した原文書は、局長が特に保存を必要と認めたものを除き、前項の手続に従って廃棄するものとする。
(文書の持出し禁止)
第14条 文書は、局長が承認した場合を除き、庁外に持ち出してはならない。
(その他)
第15条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いについては、市長の事務部局の例による。
附則
この訓令は、平成18年3月20日から施行する。