(趣旨)

第1条　この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「法」という。)第6条の規定に基づき、市が事業主として個人番号関係事務(職員の給与、社会保険等に関する事務であって、個人番号を利用する事務をいう。以下同じ。)を適切に取り扱うことに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(基本方針)

第3条　市長は、関係法令、特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン(事業者編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第5号)等を遵守し、収集した職員の個人情報をこの訓令に定める範囲を超えて利用し、及び漏えいすることがないように適正な管理を行われなければならない。

(個人番号関係事務実施者)

第4条　個人番号関係事務を処理するため、個人番号関係事務実施者(以下「事務実施者」という。)を置く。

(個人番号関係事務責任者)

第5条　事務実施者を監督するため、個人番号関係事務責任者(以下「事務責任者」という。)を置く。

(利用範囲)

第6条　事務実施者は、次の各号に掲げる事務に限り、個人番号関係事務を処理するものとする。

(提供の求め)

第7条　事務実施者は、前条第1項の事務の利用範囲に限り、本人又は他の事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができる。

(代理権の確認)

第8条　事務実施者は、本人の代理人から個人番号の提供を受けるときは、次の各号に掲げる書類の提示を受けて、代理権の確認を行うものとする。この場合において、法定代理人の場合は第1号に掲げる書類により、任意代理人の場合は第2号に掲げる書類により代理権を確認するものとする。

(本人確認)

第9条　事務実施者は、本人から個人番号の提供を受けるときは、本人が真正な本人であることを確認するため、個人番号カード、運転免許証等の本人確認書類により、本人確認を行わなければならない。

(個人番号の確認)

第10条　事務実施者が個人番号を確認するときは、次の各号のいずれかの書類により確認するものとする。

(写しの提供)

第11条　事務実施者が、前2条に掲げる書類の提出を郵送により受ける場合における本人確認及び個人番号の確認は、当該書類の写しにより行うことができる。

(特定個人情報ファイルの作成及び使用)

第12条　事務実施者は、第6条第1項に規定する利用範囲に限り、特定個人情報ファイルを作成し、及び使用することができる。

(秘密の保持)

第13条　事務実施者及び事務責任者は、職務上知り得た特定個人情報を他に漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。

(保管)

第14条　事務実施者は、特定個人情報ファイルを事務実施者以外の者がアクセスできない電子媒体又は施錠管理が可能な書庫等において保管しなければならない。

(研修)

第15条　事務責任者は、特定個人情報ファイルを保有し、又は保有しようとするときは、事務実施者に対して、特定個人情報の適正な取扱いを確保するための必要な研修を行うものとする。

(事故の対応)

第16条　職員は、情報漏えいの事実若しくはこの訓令に違反している事実又はそれらの兆候を把握したときは、直ちに事務責任者に報告しなければならない。

(廃棄)

第17条　事務実施者は、保管している特定個人情報ファイルが法令において定められている保存期間を経過したときは、当該特定個人情報ファイルを速やかに廃棄し、又は削除しなければならない。

(その他)

第18条　この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。