○加東市職員の個人番号関係事務取扱規程

平成29年2月10日

訓令第3号

(趣旨)

第1条 この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「法」という。)第6条の規定に基づき、市が事業主として個人番号関係事務(職員の給与、社会保険等に関する事務であって、個人番号を利用する事務をいう。以下同じ。)を適切に取り扱うことに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 特別職 地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条第3項第1号に規定する特別職の職員をいう。

(2) 一般職員 地方公務員法第3条第2項に規定する一般職の職員をいう。

(3) 職員 特別職及び一般職員をいう。

2 前項に定めるもののほか、この訓令で使用する用語は、法において使用する用語の例による。

(令2訓令3・一部改正)

(基本方針)

第3条 市長は、関係法令、特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン(事業者編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第5号)等を遵守し、収集した職員の個人情報をこの訓令に定める範囲を超えて利用し、及び漏えいすることがないように適正な管理を行われなければならない。

(個人番号関係事務実施者)

第4条 個人番号関係事務を処理するため、個人番号関係事務実施者(以下「事務実施者」という。)を置く。

2 事務実施者は、給与事務担当者をもって充てる。個人番号関係事務の全部又は一部を委託するときは、当該委託事務について、受託者に事務実施者を選任させ、個人番号関係事務責任者に届け出させなければならない。

(令2訓令3・一部改正)

(個人番号関係事務責任者)

第5条 事務実施者を監督するため、個人番号関係事務責任者(以下「事務責任者」という。)を置く。

2 事務責任者は、まちづくり政策部人事課長をもって充てる。

3 事務責任者は、事務実施者(前条第2項に規定する委託先の事務実施者を含む。)に対して、必要かつ適切な研修及び監督を行うものとする。

(平30訓令4・一部改正)

(利用範囲)

第6条 事務実施者は、次の各号に掲げる事務に限り、個人番号関係事務を処理するものとする。

(1) 源泉徴収票、給与支払報告書等に係る事務

(2) 年末調整に係る事務

(3) 健康保険、厚生年金保険及び共済組合に係る事務

(4) 国民年金に係る事務

(5) 公務災害補償及び労働者災害補償に係る事務

(6) 児童手当に係る事務

(7) 雇用保険に係る事務

(8) 財産形成貯蓄及び個人型確定拠出年金に係る事務

2 前項の事務の利用範囲を超えて個人番号を利用する必要が生じたときは、同項の利用範囲と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更し、かつ、本人に通知することにより、変更後の利用目的の範囲内で個人番号を利用することができる。

(提供の求め)

第7条 事務実施者は、前条第1項の事務の利用範囲に限り、本人又は他の事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができる。

(代理権の確認)

第8条 事務実施者は、本人の代理人から個人番号の提供を受けるときは、次の各号に掲げる書類の提示を受けて、代理権の確認を行うものとする。この場合において、法定代理人の場合は第1号に掲げる書類により、任意代理人の場合は第2号に掲げる書類により代理権を確認するものとする。

(1) 戸籍謄本その他その資格を証明する書類

(2) 委任状

2 前項の代理人が法人であるときは、同項第1号又は第2号に掲げる書類に加えて、当該法人の商号又は名称及び本店又は主たる事務所の所在地が記載された書類により確認を行うものとする。

(本人確認)

第9条 事務実施者は、本人から個人番号の提供を受けるときは、本人が真正な本人であることを確認するため、個人番号カード、運転免許証等の本人確認書類により、本人確認を行わなければならない。

2 以前に本人確認を行った職員等で、真正な本人であることが明らかに確認できるものについては、前項の本人確認書類の提出を省略することができる。

3 本人の個人番号をその代理人が提供する場合における代理人の本人確認については、第1項の規定を準用する。

(個人番号の確認)

第10条 事務実施者が個人番号を確認するときは、次の各号のいずれかの書類により確認するものとする。

(1) 個人番号カード

(2) 通知カード(記載事項に変更がある場合は、正しく変更手続がとられているものに限る。)

(3) 住民票の写し

(4) 住民票記載事項証明書

(令2訓令7・一部改正)

(写しの提供)

第11条 事務実施者が、前2条に掲げる書類の提出を郵送により受ける場合における本人確認及び個人番号の確認は、当該書類の写しにより行うことができる。

(特定個人情報ファイルの作成及び使用)

第12条 事務実施者は、第6条第1項に規定する利用範囲に限り、特定個人情報ファイルを作成し、及び使用することができる。

(秘密の保持)

第13条 事務実施者及び事務責任者は、職務上知り得た特定個人情報を他に漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。

(保管)

第14条 事務実施者は、特定個人情報ファイルを事務実施者以外の者がアクセスできない電子媒体又は施錠管理が可能な書庫等において保管しなければならない。

(研修)

第15条 事務責任者は、特定個人情報ファイルを保有し、又は保有しようとするときは、事務実施者に対して、特定個人情報の適正な取扱いを確保するための必要な研修を行うものとする。

(事故の対応)

第16条 職員は、情報漏えいの事実若しくはこの訓令に違反している事実又はそれらの兆候を把握したときは、直ちに事務責任者に報告しなければならない。

2 事務責任者は、調査の必要があると認めるときは、アクセス記録又は利用実績の記録等その他の事実関係の調査を行わなければならない。

3 事務責任者は、前項の調査を行ったときは、直ちに事実関係、事実の発生原因及び二次被害を含めた影響の範囲を確認し、適切な特定個人情報の保護措置を行うとともに、再発防止に係る対策を講じなければならない。

(廃棄)

第17条 事務実施者は、保管している特定個人情報ファイルが法令において定められている保存期間を経過したときは、当該特定個人情報ファイルを速やかに廃棄し、又は削除しなければならない。

(その他)

第18条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。

この訓令は、公布の日から施行する。

(平成30年3月30日訓令第4号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(令和2年3月31日訓令第3号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(令和2年5月25日訓令第7号)

この訓令は、令和2年5月25日から施行する。

加東市職員の個人番号関係事務取扱規程

平成29年2月10日 訓令第3号

(令和2年5月25日施行)