○加東市総合行政ネットワーク文書取扱規程
平成19年3月22日
訓令第7号
(趣旨)
第1条 この訓令は、加東市文書取扱規程(平成18年加東市訓令第5号。以下「文書規程」という。)に定めるもののほか、文書規程第2条第1号に規定する文書等のうち総合行政ネットワークにより交換する文書の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 総合行政ネットワーク 地方公共団体を相互に接続する行政専用のネットワークであって、国の各府省庁を結ぶ府省庁間ネットワークとも接続するネットワーク(以下「ネットワーク」という。)をいう。
(2) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(3) 総合行政ネットワーク文書 ネットワークの文書交換システム(以下「交換システム」という。)により交換する電磁的記録(以下「ネットワーク文書」という。)をいう。
(4) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(5) 課等 加東市事務分掌規則(平成18年加東市規則第2号)第2条に規定する課及び加東市会計管理者の補助組織設置規則(平成18年加東市規則第168号)第1条に規定する課をいう。
(平28訓令2・一部改正)
(ネットワーク文書の受信)
第3条 ネットワーク文書は、総務財政部総務財政課長(以下「総務財政課長」という。)が受信するものとする。
2 ネットワーク文書の受信日は、交換システムに当該ネットワーク文書が記録された日とする。
3 総務財政課長は、第1項の規定によりネットワーク文書を受信したときは、次のとおり処理するものとする。
(1) 電子署名が付与されているときは、当該電子署名を検証すること。
(2) 内容を確認し、形式上誤りがないときは受領通知を、形式上誤りがあるときは否認通知を当該文書の発信者に対し、それぞれ送信すること。
(3) 前号の受領通知を行った当該文書を、出力装置により用紙に出力すること。
(4) 前号の規定により出力した文書(以下「出力文書」という。)に交換システムにより受信した文書である旨を表示すること。
(平30訓令4・一部改正)
(ネットワーク文書の配信)
第4条 総務財政課長は、前条第3項第2号の規定により受領通知を送信したときは、当該ネットワーク文書を所管する課等に配信するものとする。
2 総務財政課長は、前項の規定による事務をあらかじめ指定した所管職員に処理させることができる。
(平30訓令4・一部改正)
(出力文書の収受)
第5条 出力文書の収受は、文書規程第13条第1号から第3号までの例により処理するものとする。
(電子署名)
第6条 文書規程第29条の規定にかかわらず、ネットワーク文書は、電子署名を付与するものとする。ただし、軽易なものについては、これを省略することができる。
2 電子署名を付与するために必要な事項は、別に定める。
(ネットワーク文書の送信)
第7条 ネットワークに加入する団体に発送する文書は、交換システムにより送信することができる。
2 交換システムにより送信するネットワーク文書は、文書規程第30条第1項の規定に関わらず、総務財政課長が送信するものとする。
3 ネットワーク文書を発送しようとする者は、当該ネットワーク文書に決裁済みの文書を添えて総務財政課長の審査を受けるものとする。
4 総務財政課長は、前2項の規定による事務をあらかじめ指定した所管職員に処理させることができる。
(平30訓令4・一部改正)
(ネットワーク文書等の保管及び保存)
第8条 文書規程第5条に規定する文書取扱責任者(以下「文書取扱責任者」という。)は、完結したネットワーク文書を共用サーバ等適切な記録媒体に保管及び保存するものとする。
2 文書取扱責任者は、ネットワーク文書を改ざん、滅失、き損、漏えい等を防止するための適切な措置を講じて保管及び保存するものとする。
3 ネットワーク文書の保存年限は、当該出力文書の保存年限と同一とし、文書規程第37条の規定の例による。
(ネットワーク文書の廃棄)
第9条 文書管理責任者は、所管するネットワーク文書の保存期間が満了したときは、消去、記録媒体の破壊等適切な方法により処理するものとする。
(その他)
第10条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月11日訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成30年3月30日訓令第4号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。