○加東市文書取扱規程
平成18年3月20日
訓令第5号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の受領、配布及び収受(第10条―第16条)
第3章 文書の起案、決裁及び供覧(第17条―第24条)
第4章 文書の施行(第25条―第32条)
第5章 文書の保管、保存及び廃棄(第33条)
第6章 補則(第34条―第43条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、市における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 市において取り扱うすべての文書をいう。
(2) 部 加東市事務分掌条例(平成18年加東市条例第14号。以下「事務分掌条例」という。)第1条に掲げる部等をいう。
(3) 課 加東市事務分掌規則(平成18年加東市規則第2号)別表第1に掲げる課等及び会計課をいう。
(4) 庁内文書 市の機関内及び機関相互において発送し、収受し、又は施行する文書をいう。
(5) 庁外文書 庁内文書以外の文書をいう。
(6) 保管 文書を主務課(当該文書に係る事務を所掌する課をいう。)において整理して管理することをいう。
(7) 保存 文書を文書庫において整理して管理することをいう。
(8) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、供覧、起案、決裁、保存その他の文書管理等に関する事務の処理を行うシステムであって、総務財政部総務財政課長(以下「総務財政課長」)が管理するものをいう。
(平30訓令6・一部改正)
(文書の種類)
第3条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定に基づき制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条第1項の規定に基づき制定するもの
(3) 告示 原則として法令の規定に基づき決定又は処分した事項を公示するもの
(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するもの
(5) 訓令 所管の組織に対して発する命令で例規的なもの
(6) 達 職務命令として指揮下にある職員に対して発するもの
(7) 命令 特定の個人又は団体に対して指示命令をするもの
(8) 指令 申請等に基づき特定の個人又は団体に対して許可等の行政行為をするもの
(9) 諮問 法令上定められた事項について一定の機関に対して意見を求めるもの
(10) 一般文書 前各号に掲げる文書以外のもの
(文書事務取扱総括者)
第4条 文書事務取扱の総括者は、総務財政課長とする。
2 総務財政課長は、文書の取扱いについて常に改善を図り、必要があると認めるときは調査を行い、次条に定める文書取扱責任者に対し必要な措置を採るよう求めることができる。
(平30訓令6・一部改正)
(文書取扱責任者)
第5条 課に文書取扱責任者を置き、課長をもって充てる。
2 文書取扱責任者は、課における文書取扱事務を総括し、文書事務が正確かつ迅速に処理されるよう留意し、事務処理の効率的な運用に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第6条 文書事務を円滑適正に行わせるため、課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、課の庶務を担当する副課長又は係長(副課長又は係長がいない課にあっては、文書取扱責任者が指定する者)をもって充てる。
(平18訓令30・平30訓令6・一部改正)
(文書取扱主任の職務)
第7条 文書取扱主任は、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の処理の促進に関すること。
(2) 起案文書の審査に関すること。
(3) 起案文書の決裁の促進に関すること。
(4) 文書事務の改善に関すること。
(5) 文書管理システムに関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関して必要なこと。
(平30訓令6・一部改正)
(文書取扱者)
第8条 文書取扱主任の事務を補助し、文書事務に従事させるため、課に文書取扱者を置く。
2 文書取扱者は、課長が所属職員の中から命ずる。
(帳簿)
第9条 部課に文書処理のため、文書処理簿、指令番号簿、ファイル基準表その他必要な帳簿を置く。
2 前項に定めるもののほか、総務財政部総務財政課(以下「総務財政課」という。)に議案番号簿、専決処分番号簿、公示令達番号簿、特殊郵便物受払簿等必要な帳簿を置く。
(平30訓令6・一部改正)
第2章 文書の受領、配布及び収受
(文書の受領)
第10条 市に到達した庁外文書は、総務財政課において受領する。ただし、主務課に直接持参された文書及び通信回線により送信された文書(以下これらを「直接到達文書」という。)は、主務課において受領するものとする。
(平30訓令6・一部改正)
(郵便料金未払文書の受領)
第11条 総務財政課長は、送付に要する費用の未払又は不足の郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書便物については、発信人が官公署であるもの又は公務に関すると認められるものに限り、その費用を支払い、これを受領することができる。
(平19訓令20・平30訓令6・一部改正)
(庁内文書及び受領文書の配布)
第12条 庁内文書は、文書仕分棚により配布する。ただし、文書の送受信が機械類の使用により可能であり、かつ、効果的な場合は、機械類により行うことができる。
2 総務財政課において受領した庁外文書は、文書仕分棚により配布する。この場合において、総務財政課は次に掲げる処理を行うものとする。
(1) 配布先の明確でない文書は、開封し、配布先を確認する。
(2) 2部又は2課以上に関連する文書についての配布先は、総務財政課長が決定する。
(3) 内容証明、配達証明、簡易書留、特別送達等の特殊取扱郵便による文書については、特殊郵便物受払簿に所定の事項を記載し、主務課の担当者の受領印を徴する。この場合において、特別送達による文書にあっては、文書の余白又は封皮に到達日時を記録するものとする。
(平30訓令6・一部改正)
(配布文書等の処理)
第13条 主務課に配布された文書(以下「配布文書」という。)及び直接到達文書は、親展文書及び入札書を除きすべて開封して、次に定めるところにより処理しなければならない。
(2) 前号の規定に関わらず、定例的な申込書、届出書等で文書処理簿に代わるべき手続を行っているものについては、記録及び文書取扱主任の確認を省略することができる。
(3) 文書は、文書取扱主任の指示により、それぞれ所管の副課長、係長等に配布する。
(4) 誤配その他の事由によりその所管に属さない文書があるときは、直ちにこれを総務財政課に返送する。
(5) 直接到達文書のうち、訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪、変更等に影響を及ぼすと認められる文書については、その封皮に収受日時を記入する。
(平18訓令30・平30訓令6・一部改正)
(他の課に関係のある文書の取扱い)
第14条 他の課に関係のある文書又は2課以上の所掌事務に係る文書を受領したときは、その関係のある課に連絡し、必要があるときは、その写しを作成し、これを配布しなければならない。
(文書の処理)
第15条 主務課に配布された配布文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 原則として即日処理すること。
(2) 処理期限のあるものは、必ずその期限までに処理すること。
(3) 指示を要するものにあっては、その指示事項を当該文書の余白に記入すること。この場合において、当該文書が課長の閲覧又は指示を要するものであるときは、これを課長に提示し、その指示を受けるものとする。
(進達文書の処理)
第16条 進達文書は、次に定めるところにより取り扱わなければならない。
(1) 副申を必要とするものは、市に到達した庁外文書に準じて処理すること。
(2) 副申を必要としないものは、収受印を押し、その余白に「経由」と朱記して処理すること。
第3章 文書の起案、決裁及び供覧
(文書の起案)
第17条 文書を起案するときは、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 文書管理システム又は決裁伺書(様式第3号)を用いること。ただし、別に定めのある場合、及び定例又は簡易なものについては、文書の余白又は一定の帳票を利用して行うことができる。
(2) 文書は、左横書きとすること。ただし、法令の規定又は他の官庁で様式を縦書きと定められているものその他左横書きによることが不適当と認められるものについては、この限りでない。
(3) 文書の用字用語は、正しく用いること。
(4) 文書には、その内容を的確に表現する標題(件名)を付け、易しく、分かりやすく、簡潔にし、文書が長文になる場合には、本文に先立ち、結論又は要旨を記入すること。
(5) 文書には必要により起案理由、法令の根拠規定、予算の内容等を記載し、事案の経過を明らかにするための関係文書、参考資料等を添付する等の措置を講ずること。
(6) 関連する事案は、支障のない限り、同一の文書により一括起案すること。
(7) 2以上の課に関係を有する事案は、最も関係の深い課において起案を行うこと。
(8) 施行期日の予定されている事案に係る文書は、必要な審議の機会を失わないようにするため、十分な余裕を持って起案し、起案文書は、直ちに決裁に回付すること。
(9) 原則として、庁外文書にあっては市長、会計管理者等職務権限を有する者の職及び氏名を、庁内文書にあっては職名のみを用いて発信するものとし、文書中に担当課、連絡先等を明記すること。
(10) 同一の文例により起案できる文書は、あらかじめ帳票化する等簡便な方法により処理すること。
(平19訓令4・平30訓令6・一部改正)
(決裁の手続)
第18条 起案文書は、加東市決裁規程(平成18年加東市訓令第4号)の定めるところにより、決裁を受けるものとする。
(合議)
第19条 起案文書が他の課に直接関係を有するときは、上司の決定を経て、当該関係のある課に合議しなければならない。この場合において、重要なものについては、あらかじめ合議先と協議しておくものとする。
2 前項の規定により合議を受けた課は、速やかに同意又は不同意の決定を行わなければならない。この場合において、合議事項について意見を異にするときは、主務課と協議し、なお意見が一致しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。
3 合議した事案で、その後廃案又は内容に重要な変更が生じた場合は、その旨を合議先に通知しなければならない。
4 特に重要若しくは異例又は急を要する事案等については、関係者の参集を求めて協議し、その結果をもって合議に代えることができる。この場合において、当該協議の結果を起案文書中に記載するものとする。
(平19訓令4・一部改正)
(総務財政課に合議すべき文書)
第20条 起案文書のうち次に掲げるものは、総務財政課に合議しなければならない。
(1) 条例、規則及び訓令の制定並びに改廃に関するもの
(2) 告示及び公告に関するもの
(3) 議案に関するもの
(4) 市等を当事者とする訴訟等に関するもの
(5) 前各号に掲げるもののほか、起案文書の内容が重要又は異例のもの
(平30訓令6・一部改正)
(重要文書等の持ち回り)
第21条 秘密若しくは緊急又は特に説明を必要とする文書等重要な文書については、起案者又はその上司が持ち回りの方法により決裁を受けなければならない。
(決裁年月日の記入)
第23条 起案者は、起案文書の決裁が終了したときは、当該文書に決裁年月日を記入しなければならない。
(供覧)
第24条 事案担当者は、起案を必要とせず、単に供覧によって完結する文書は、関係者に供覧しなければならない。
2 事案担当者は、前項の規定による供覧が終了したときは、当該文書に供覧終了年月日を記入しなければならない。
第4章 文書の施行
(番号簿)
第25条 総務財政課は、公示令達番号簿として次に掲げるものを備えなければならない。
(1) 条例番号簿
(2) 規則番号簿
(3) 告示番号簿
(4) 公告番号簿
(5) 訓令番号簿
(6) 達番号簿
(7) 命令番号簿
(8) 諮問番号簿
(平30訓令6・一部改正)
(1) 条例、規則、告示、公告及び訓令 加東市条例、加東市規則、加東市告示、加東市公告又は加東市訓令にそれぞれ前条に規定する番号簿の暦年による番号
(2) 命令 加東市命令に前条第7号に規定する命令番号簿の会計年度による番号
(4) 前3号に掲げる文書以外のもの 市、部及び課の頭文字1字に、文書処理簿の会計年度による番号
2 同一事案の往復文書は、完結するまで同一番号を用いることとする。この場合、「号」の文字に続けて「の2」、「の3」と枝番号を付けるものとする。
3 指令については、前2項の規定にかかわらず、主務課において部に備える指令番号簿により「加東市指令」の次に部の頭文字及び会計年度により順次番号を付すとともに、必要事項を記入して処理するものとする。
(公示令達文書の取扱い)
第27条 主務課は、規則、訓令、告示等を公示令達しようとするときは、その文書を決裁済後、直ちに総務財政課に送付しなければならない。
2 総務財政課長は、前項の文書の送付を受けたときは、公示令達番号簿に必要事項を記入し、所定の手続をとらなければならない。
3 公示又は令達が終わったときは、総務財政課長は決裁済文書に公示令達番号及び年月日を記入し、主務課に返送するものとする。
(平30訓令6・一部改正)
(浄書)
第28条 決裁済文書の浄書は、次に定めるところによらなければならない。
(1) 文書は、すべてかい書とし、用紙に規格又は様式のあるものは、これによること。
(2) 秘密文書を浄書するときは、秘密の保持に万全を期すこと。
(3) 浄書した文書は、決裁済文書と厳密に照合すること。
(公印の押印)
第29条 浄書した文書で発送して施行するものには、公印を押印し、決裁済文書と契印しなければならない。ただし、市の機関に対して発する文書で軽易なものその他文書の性質及び内容により公印又は契印を要しないものについては、これを省略することができる。
2 公印については、加東市公印規程(平成18年加東市訓令第7号)の定めるところによる。
(平18訓令30・一部改正)
(文書の発送)
第30条 文書の発送は、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送(以下「郵送等」という。)によって行う場合にあっては総務財政課、手渡し、使送、通信回線による送信その他の方法によって行う場合にあっては主務課においてそれぞれ行うものとする。
2 通信回線による送信によって行う文書等の発送は、前条第1項ただし書に規定する公印を要しない文書等又は別に定めるところにより電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。)を行った文書等に限り、行うことができる。
3 庁内文書については、文書仕分棚で行うものとする。
(平19訓令20・平30訓令6・一部改正)
(文書の郵送等)
第31条 課において郵送等を必要とする庁外文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 郵送等により発送する文書(以下「発送文書」という。)は、封入して封筒に必要事項を記入すること。
(2) 金品その他の貴重品を発送するときは、発送品を厳重に封入すること。
2 各課の文書取扱主任は、勤務時間外において文書を発送しようとするときは、その日の勤務時間内に総務財政課長にその旨を申し出てその指示により発送しなければならない。
3 総務財政課があらかじめ定める機関等に対する発送文書のうち、書留等特殊郵便物の扱いをするもの以外のものは、合送の方法により発送するものとする。
(平19訓令20・平30訓令6・一部改正)
(総務財政課の発送手続)
第32条 総務財政課は、発送文書の送付を受けたときは、発送文書を種類別、量目別に取りまとめた後、料金算定等を行い、発送手続をしなければならない。
2 特に緊急を要するとき、又は返信用等のために切手等を必要とする場合は、総務財政課長に郵便切手類前渡依頼書を提出し、その交付の承認を受けた後、これを処理するものとする。
(平30訓令6・一部改正)
第5章 文書の保管、保存及び廃棄
(ファイル基準表)
第33条 文書取扱主任は、文書を適正に保管及び保存するため、別に定めるところにより、ファイル基準表を作成し、課長の承認を得なければならない。
第6章 補則
(文書の管理)
第34条 文書の管理は、ファイルごとに行うものとし、文書管理システムによることとする。
(平30訓令6・一部改正)
(文書の編冊及び登録)
第35条 文書は、業務の種類である大分類、大分類の業務内容である中分類、最小の要素業務である小分類及び小分類に属する標準ファイル名ごとに分類し、編冊するものとする。この場合において、著しく枚数が少ないときは、区分紙等を用いる等区分を明らかにして、複数年(度)分を併せて編冊することができる。
2 文書を作成し、又は収受し、新たにファイルが発生したときは、速やかにファイルを登録し、所定のラベルをはり付けなければならない。
(分類の変更又は標準ファイル名の追加及び変更等)
第36条 新たな事業の発生等により、分類の変更又は標準ファイル名を追加し、変更し、及び削除しようとするときは、各主管課長の決裁文書を総務財政課長に提示して行うものとする。
(平19訓令4・平21訓令3・平30訓令6・一部改正)
(保存期間及び種別)
第37条 文書の保存期間及び種別は、法令等に規定があるものを除き、おおむね次のとおりとする。
(1) 永年 市の存立の基本に関するもの、行政上の重要施策に関するもの、例規の公布に関するもの、議会の議案、議決書、会議録、職員の任免賞罰等の人事関係重要文書、予算、決算等の重要財務関係文書及び訴訟関係文書
(2) 30年 「永年」に属さない次に掲げる重要文書
主要行事文書、陳情要望文書、人事関係文書、財政関係文書、施設整備関係文書、長期貸付金関係文書、協定・覚書文書、長期にわたる許認可文書等
(3) 10年 行政執行に必要な重要資料、各部門における重要書類、金銭出納に関する書類
(4) 5年 主要行政の施策に関するもの、行政執行上参考となる各種資料、市税等各種公課に関する書類等
(5) 3年 一般行政の施策に関する文書
(6) 1年 主管課以外の課における共通的書類、事務処理上の補助的文書その他軽易な文書
(保存期間の起算日)
第38条 保存期間は、文書が完結した年度の翌年度の4月1日から起算する。
(保存場所の指定等)
第39条 保存場所は、総務財政課長が指定するものとし、各主管課において整理し、管理する。
(平19訓令4・平21訓令6・平30訓令6・一部改正)
(書庫への引継ぎ)
第40条 執務室での活用期間は、常に加除修正を繰り返すもの(常用文書)及び事務処理上特に必要なものを除き2年以内とし、この期間が経過した文書は、速やかに書庫へ引き継ぐものとする。
2 前項の規定により書庫へ引き継いだ文書は、その保存場所を登録しなければならない。
(保存文書の借覧等)
第41条 保存文書を借覧しようとするときは、永年文書にあっては主管課長へ、文書により申し出るものとする。
2 借用期間は、7日以内とする。ただし、主管課長は、必要により借用期間を短縮し、又は延長することができる。
(廃棄処分及び保存期間の延長)
第42条 保存期間が経過した文書は、主管課において決裁の後廃棄するものとする。この場合において、なお、保存が必要と認める文書については、主管課長は総務財政課長に申し出て保存期間を延長するものとする。
2 保存期間中の文書であって、保存の必要がないと認めるものにあっては、主管課長は関係課長と協議の上総務財政課長の決裁を受け、廃棄できるものとする。
3 廃棄文書の処分は、溶解の方法による。ただし、機密に属するもの、個人の情報に関するもの及び他に悪用されるおそれのあるものについては、切断の上溶解し、又は焼却しなければならない。
4 文書を廃棄したときは、廃棄したことを登録し、廃棄リストを作成しなければならない。
(平19訓令4・平21訓令6・平30訓令6・一部改正)
(その他)
第43条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年3月20日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに作成された文書にあっては、合併前の社町役場処務規程(昭和38年社町規程第3号)、社町文書編さん保存規程(平成14年社町規程第15号)、滝野町文書取扱規程(昭和43年滝野町規程第4号)若しくは東条町文書取扱規程(昭和44年東条町規程第5号)又は解散前の加東行政事務組合文書整理保存規程(加東行政事務組合制定)の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成18年6月1日訓令第30号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成19年3月22日訓令第4号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年10月17日訓令第20号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成19年10月1日から適用する。
附則(平成21年3月31日訓令第3号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成21年6月22日訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行し、改正後の加東市文書取扱規程の規定は、平成21年4月1日から適用する。
附則(平成22年2月4日訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成22年1月1日から適用する。
附則(平成24年3月30日訓令第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成28年4月14日訓令第20号)
この訓令は、平成28年4月15日から施行する。
附則(平成30年3月30日訓令第6号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成30年9月28日訓令第15号)
この訓令は、平成30年10月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第7号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(平30訓令6・全改)
(平30訓令15・全改)
(平28訓令20・全改、平30訓令6・令5訓令7・一部改正)
