○加東市グループウェア運用規程
平成24年6月15日
訓令第4号
(目的)
第1条 この訓令は、加東市グループウェアの利用に関し必要な事項を定めることにより、加東市の保有する情報資産等の適切な管理のための措置に関する指針(令和5年加東市訓令第6号)及び加東市情報セキュリティポリシー(以下これらを「セキュリティポリシー」という。)に基づく情報セキュリティの確保を図るとともに、業務の効率化に資するシステム運用を実現することを目的とする。
(令5訓令6・一部改正)
(1) グループウェア 市内部の情報伝達の迅速化及び効率化並びに情報の共有化を図るためのコンピュータシステム及びその機能の総称をいう。
(2) ログインID グループウェアの利用者を識別するための認証番号をいう。
(3) パスワード グループウェアの利用者が本人であることを識別するために入力する数字及び記号からなる文字列をいう。
(4) 正規職員 市長、副市長、教育長及び地方公務員法(昭和25年法律第261号。以下「法」という。)第3条第2項に規定する市の一般職の職員(会計年度任用職員を除く。)をいう。
(5) 会計年度任用職員 法第22条の2第1項に規定する市の会計年度任用職員をいう。
(6) 職員等 正規職員及び会計年度任用職員をいう。
(7) 出向等職員 正規職員のうち、他の団体へ出向等を命ぜられた職員をいう。
(令2訓令3・一部改正)
(システム統括責任者)
第3条 グループウェアに関するセキュリティ対策を総合的に実施するため、システム統括責任者を置く。
2 システム統括責任者は、まちづくり政策部長をもって充てる。
(平30訓令4・令5訓令3・一部改正)
(システム管理者)
第4条 グループウェアの適切な管理運用を図るため、システム管理者を置く。
2 システム管理者は、まちづくり政策部デジタル推進課長をもって充てる。
(平30訓令4・令5訓令3・一部改正)
(利用者の権限)
第5条 グループウェアを利用することができる者(以下「ユーザー」という。)は、職員等(グループウェアを利用することについて、システム管理者の許可を受けた者に限る。第7条第2項において同じ。)とする。
3 ユーザーは、グループウェアを利用するためにシステム管理者から付与されたログインID及びパスワードを他の職員等に使用させてはならない。
4 職員等は、一般のインターネット回線によりグループウェアの認証装置へ接続するためにパーソナルコンピュータ(以下「パソコン」という。)に施す特殊な設定(以下「認証設定」という。)を、システム管理者の指示を受けたパソコン以外のいかなるパソコンにも行ってはならない。
(令2訓令3・一部改正)
(出向等職員)
第6条 出向等職員は、当該出向等先のネットワークを介して、グループウェアの認証装置に接続することができる。この場合において、当該認証装置に接続するときは、当該出向等先において出向等職員が使用するパソコンにシステム管理者が指示する認証設定を行わなければならない。
2 前項の認証設定は、出向等先団体のネットワーク管理者の承認を得た上で、システム管理者が指定したパソコンのみに行うものとする。
3 第1項の認証設定は、システム管理者が権限を与えたデジタル推進課職員のみに行わせるものとし、当該デジタル推進課職員は、当該認証設定の方法を他の職員等に知らせてはならない。
4 出向等職員がその出向等の命を解かれたときは、システム管理者は速やかに当該出向等職員に係る認証設定を解除しなければならない。
(平30訓令4・令5訓令3・一部改正)
(利用できる範囲)
第7条 正規職員は、グループウェアの全ての機能を利用することができる。
2 会計年度任用職員は、市のネットワーク以外のネットワークに接続する者を対象に電子メールを送受信する機能(以下「外部メール機能」という。)以外のグループウェアの全ての機能を利用することができる。ただし、次の各号のいずれかに該当する者であって職務上外部メール機能を利用することについてシステム管理者の許可を受けた者については、外部メール機能を利用することができる。
(1) 組織を代表する役職にある者
(2) その他システム管理者が特に必要と認めた者
4 システム管理者は、第2項ただし書の許可については、総合行政ネットワーク運営協議会が定める「LG.JPドメイン名メールアカウントの配布対象者」の適用基準に基づいて、その可否を判断するものとする。
(令2訓令3・一部改正)
(電子メール機能の取扱い)
第8条 外部メール機能を利用する場合は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 電子メールの送信に当たっては、送信先のメールアドレスを慎重に確認した上で送信しなければならない。
(2) 庁外の複数のドメインが混在するメールアドレスに対し、1通の電子メールで同報送信する場合は、送信先メールアドレスが受信者間で閲覧できないよう設定しなければならない。
(3) 電子メールの送信に当たっては、送信するメールサイズを考慮しなければならない。送信可能なメールサイズは、システム管理者が別に定める。やむを得ず規定サイズ以上のメールを送信する場合は、分割送信するものとする。その際は、分割送信時の分割サイズ、送信のタイミングを考慮するものとする。
(4) 無用な電子メールを送受信することにより、ネットワークに負荷をかけてはならない。
(5) メールの受信に当たっては、送信元不明のメールに添付されたファイル、実行形式のまま添付されたファイル等不審な添付ファイルに対しては、これに操作を加えてはならない。
(6) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報(以下「個人情報」という。)を含む情報を所属長の許可を受けることなく送信しないこと。
(7) 加東市情報公開条例(平成18年加東市条例第16号)第2条第2号に規定する公文書その他これに類するものを添付して送信する場合にあっては、当該公文書等に適切なパスワード保護を行い送信すること。
(8) 受信した電子メール及びその添付ファイルを市のネットワーク以外のパソコン等に自動的に転送する設定を行わないこと。
(9) 業務の性質を有する目的以外の目的に使用しないこと。
2 内部メール機能(ユーザー間のみで送受信できるメール機能であって、外部のネットワークに対して送受信を行う機能を有さないメール機能をいう。)を利用する場合は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 個人情報を含む添付ファイルを送信する場合は、適切なパスワード保護を行い送信すること。
(2) 業務の性質を有する目的以外の目的に使用しないこと。
(令5訓令1・令5訓令6・一部改正)
(電子メールソフトの使用制限)
第9条 業務の遂行に関し、電子メールの送受信を行う場合は、職員等の個人ごとに付与されたメールアドレス又は課等の組織を代表するために付与されたメールアドレスのいずれを利用するかを問わず、グループウェアのメール機能を用いて行うものとし、アプリケーションソフトは用いてはならない。
(掲示情報の投稿)
第10条 業務の遂行に関し、職員等に周知を図ることを目的とする通知文等及び当該通知文等に関連する添付ファイル(以下これらを「掲示情報」という。)をグループウェアに掲示しようとする者(以下「投稿者」という。)は、当該投稿を行おうとする場合、所属長の許可を受けた上で投稿しなければならない。ただし、投稿しようとする内容が軽易な事務連絡である場合又は緊急に周知を要する場合はこの限りでない。
2 次に掲げる掲示情報は、グループウェアに掲示してはならない。
(1) 個人情報(グループウェアに掲示することについて、所属長の許可を受けたものを除く。)を含む情報
(2) 業務の性質を有さない情報
(3) その他システム管理者が不適切と認める情報
3 前項各号の掲示情報が掲示された場合は、システム管理者は投稿者の承諾を得ることなく、直ちに当該掲示情報を削除することができる。
4 投稿者は、自らが投稿した掲示情報について、所要の期限を経過した場合は、速やかに削除しなければならない。
5 投稿者は、通知文等に関連する添付ファイルの内容が変更された場合は、速やかに最新の資料に更新しなければならない。
6 職員等は、投稿者の特段の指示のある場合を除き、複製、印刷その他の方法を用いて入手した掲示情報を職員等以外の者に閲覧させ、又は譲渡してはならない。
(スケジュール等管理機能の活用等)
第11条 グループウェアの情報共有機能を有効に活用するため、市及びグループウェアの利用が可能である組織の予定等に関する情報については、各所属長はスケジュール等管理機能に積極的に登録するよう努めなければならない。
2 職員等は、ユーザー間の円滑な事務調整等に資するため、自身の予定等に関する情報についてスケジュール等管理機能に積極的に登録するよう努めなければならない。
3 グループウェアでの市長及び副市長のスケジュール管理は秘書広報課が、教育長のスケジュール管理は教育委員会事務局教育振興部教育総務課が行うものとし、ユーザーは、これらの担当課に対して所定の方法によってスケジュール調整を依頼するものとする。
(平27訓令6・平30訓令4・令5訓令3・一部改正)
(施設予約機能の取扱い)
第12条 会議室等の公共施設をグループウェアの機能を利用して予約しようとする場合は、施設利用の効率化を図るため、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 真に利用することが見込まれる時間を精査して予約すること。
(2) 既に予約した時間が変更され、又は取り消されたときは、速やかに予約内容を修正し、他のユーザーが予約できるように配慮すること。
2 公共施設等を管理する所属長は、当該公共施設等が職員等の利用に供することで、有用に利活用が図られると認めるときは、システム管理者に申し出て、グループウェアの予約対象施設とすることができる。
(所属長の責務)
第13条 所属長は、グループウェアの円滑な運用を図るため、次に掲げる事項についての責務を負うものとする。
(1) 所属する職員等がこの訓令を遵守するよう指導すること。
(2) 所属する職員等に退職、氏名の変更等の異動事由が生じたときは、当該異動をシステム管理者に報告すること。
(ユーザーの責務)
第14条 ユーザーは、グループウェアがユーザー間の情報共有を図り、業務の効率化に資するシステムであることを常に認識し、この訓令を遵守するとともに、グループウェアの各機能について、正しい操作方法を習得するよう努めなければならない。
2 ユーザーは、グループウェアの利用に当たっては、セキュリティポリシー等の関係諸規程についても、その内容を理解するよう努めなければならない。
(パスワードの管理)
第15条 グループウェアにログインするためにシステム管理者から発行されたパスワードの管理については、セキュリティポリシーの規定に基づき、適切に管理しなければならない。
(令5訓令6・一部改正)
(グループウェア利用禁止)
第16条 システム管理者は、ユーザーが次の各号のいずれかに該当する行為を行った場合は、期間を定めて当該ユーザーのグループウェアの利用を禁止することができる。
(1) グループウェアの利用に当たり、故意又は重大な過失により、漏えい、滅失、毀損その他のセキュリティインシデントを生じさせたとき。
2 システム管理者は、前項の措置をとろうとするときは、セキュリティポリシーに規定するセキュリティ会議において、当該措置に関する議決を得なければならない。
3 第1項の行為があった場合は、システム統括責任者は、全ての所属長に対し、セキュリティの確保等必要な対策を講じるよう指示するものとする。
(令5訓令6・一部改正)
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成24年7月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に外部メール機能の利用が許可されている者で、この訓令の施行の日後引き続き外部メール機能を利用することについてシステム管理者が必要と認めた者は、第7条第2項ただし書の許可を受けた者とみなす。
附則(平成27年3月31日訓令第6号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日訓令第4号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日訓令第3号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月23日訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第6号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(平30訓令4・令5訓令3・令5訓令6・一部改正)
(平30訓令4・令5訓令3・令5訓令6・一部改正)
