(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、市における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の種類)

第3条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書事務取扱総括者)

第4条　文書事務取扱の総括者は、総務財政課長とする。

(文書取扱責任者)

第5条　課に文書取扱責任者を置き、課長をもって充てる。

(文書取扱主任)

第6条　文書事務を円滑適正に行わせるため、課に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の職務)

第7条　文書取扱主任は、次に掲げる事務を行う。

(文書取扱者)

第8条　文書取扱主任の事務を補助し、文書事務に従事させるため、課に文書取扱者を置く。

(帳簿)

第9条　部課に文書処理のため、文書処理簿、指令番号簿、ファイル基準表その他必要な帳簿を置く。

(文書の受領)

第10条　市に到達した庁外文書は、総務財政課において受領する。ただし、主務課に直接持参された文書及び通信回線により送信された文書(以下これらを「直接到達文書」という。)は、主務課において受領するものとする。

(郵便料金未払文書の受領)

第11条　総務財政課長は、送付に要する費用の未払又は不足の郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書便物については、発信人が官公署であるもの又は公務に関すると認められるものに限り、その費用を支払い、これを受領することができる。

(庁内文書及び受領文書の配布)

第12条　庁内文書は、文書仕分棚により配布する。ただし、文書の送受信が機械類の使用により可能であり、かつ、効果的な場合は、機械類により行うことができる。

(配布文書等の処理)

第13条　主務課に配布された文書(以下「配布文書」という。)及び直接到達文書は、親展文書及び入札書を除きすべて開封して、次に定めるところにより処理しなければならない。

(他の課に関係のある文書の取扱い)

第14条　他の課に関係のある文書又は2課以上の所掌事務に係る文書を受領したときは、その関係のある課に連絡し、必要があるときは、その写しを作成し、これを配布しなければならない。

(文書の処理)

第15条　主務課に配布された配布文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(進達文書の処理)

第16条　進達文書は、次に定めるところにより取り扱わなければならない。

(文書の起案)

第17条　文書を起案するときは、次に定めるところにより行わなければならない。

(決裁の手続)

第18条　起案文書は、加東市決裁規程(平成18年加東市訓令第4号)の定めるところにより、決裁を受けるものとする。

(合議)

第19条　起案文書が他の課に直接関係を有するときは、上司の決定を経て、当該関係のある課に合議しなければならない。この場合において、重要なものについては、あらかじめ合議先と協議しておくものとする。

(総務財政課に合議すべき文書)

第20条　起案文書のうち次に掲げるものは、総務財政課に合議しなければならない。

(重要文書等の持ち回り)

第21条　秘密若しくは緊急又は特に説明を必要とする文書等重要な文書については、起案者又はその上司が持ち回りの方法により決裁を受けなければならない。

(緊急に処理すべき事案の取扱い)

第22条　緊急に処理する必要があり、かつ、所定の手続をとる時間的余裕がない事案については、第17条から前条までの規定にかかわらず、口頭により決裁を受けることができる。この場合において、事後においてこの章に定める手続をとらなければならない。

(決裁年月日の記入)

第23条　起案者は、起案文書の決裁が終了したときは、当該文書に決裁年月日を記入しなければならない。

(供覧)

第24条　事案担当者は、起案を必要とせず、単に供覧によって完結する文書は、関係者に供覧しなければならない。

(番号簿)

第25条　総務財政課は、公示令達番号簿として次に掲げるものを備えなければならない。

(文書の記号及び番号)

第26条　文書には、次の各号の区分に応じ、当該各号に掲げる記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(公示令達文書の取扱い)

第27条　主務課は、規則、訓令、告示等を公示令達しようとするときは、その文書を決裁済後、直ちに総務財政課に送付しなければならない。

(浄書)

第28条　決裁済文書の浄書は、次に定めるところによらなければならない。

(公印の押印)

第29条　浄書した文書で発送して施行するものには、公印を押印し、決裁済文書と契印しなければならない。ただし、市の機関に対して発する文書で軽易なものその他文書の性質及び内容により公印又は契印を要しないものについては、これを省略することができる。

(文書の発送)

第30条　文書の発送は、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送(以下「郵送等」という。)によって行う場合にあっては総務財政課、手渡し、使送、通信回線による送信その他の方法によって行う場合にあっては主務課においてそれぞれ行うものとする。

(文書の郵送等)

第31条　課において郵送等を必要とする庁外文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(総務財政課の発送手続)

第32条　総務財政課は、発送文書の送付を受けたときは、発送文書を種類別、量目別に取りまとめた後、料金算定等を行い、発送手続をしなければならない。

(ファイル基準表)

第33条　文書取扱主任は、文書を適正に保管及び保存するため、別に定めるところにより、ファイル基準表を作成し、課長の承認を得なければならない。

(文書の管理)

第34条　文書の管理は、ファイルごとに行うものとし、文書管理システムによることとする。

(文書の編冊及び登録)

第35条　文書は、業務の種類である大分類、大分類の業務内容である中分類、最小の要素業務である小分類及び小分類に属する標準ファイル名ごとに分類し、編冊するものとする。この場合において、著しく枚数が少ないときは、区分紙等を用いる等区分を明らかにして、複数年(度)分を併せて編冊することができる。

(分類の変更又は標準ファイル名の追加及び変更等)

第36条　新たな事業の発生等により、分類の変更又は標準ファイル名を追加し、変更し、及び削除しようとするときは、各主管課長の決裁文書を総務財政課長に提示して行うものとする。

(保存期間及び種別)

第37条　文書の保存期間及び種別は、法令等に規定があるものを除き、おおむね次のとおりとする。

(保存期間の起算日)

第38条　保存期間は、文書が完結した年度の翌年度の4月1日から起算する。

(保存場所の指定等)

第39条　保存場所は、総務財政課長が指定するものとし、各主管課において整理し、管理する。

(書庫への引継ぎ)

第40条　執務室での活用期間は、常に加除修正を繰り返すもの(常用文書)及び事務処理上特に必要なものを除き2年以内とし、この期間が経過した文書は、速やかに書庫へ引き継ぐものとする。

(保存文書の借覧等)

第41条　保存文書を借覧しようとするときは、永年文書にあっては主管課長へ、文書により申し出るものとする。

(廃棄処分及び保存期間の延長)

第42条　保存期間が経過した文書は、主管課において決裁の後廃棄するものとする。この場合において、なお、保存が必要と認める文書については、主管課長は総務財政課長に申し出て保存期間を延長するものとする。

(その他)

第43条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。